予定したタイムスケジュールを確実に消化していくために

予定したタイムスケジュールを確実に消化していくために

4度目の転職を経験し、独りケアマネとして計画相談支援に特化した仕事をするようになってから早くも半年が過ぎました。これまで積み上げてきた「カネ・コネ・ウデ」の三拍子をフル活用し、依頼された仕事を次々にこなしているところであります。

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転職を成功させるためには~その1「貯金(カネ)」→コチラ

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1ヶ月あたりで対応可能な新規相談の件数と1件あたりのサービス等利用計画の作成に要する日数がようやく把握できるようになってきましたので、このブログを綴っている現在、月25件を目標に計画相談支援を遂行していこうと考えております。

前職では、わがマチからの委託業務が多忙だったので計画相談支援を月5~6件を上限に制限していたのですが、その頃には気づかなかったケアマネとしての課題が浮き彫りになってきました。

以下に綴っていくように、決して予定どおりに進まない仕事であるという計画相談支援ならではの事象に対し、いかに合理的に、かつ効率的に対処していくかというセルフマネジメントの在り方が問われるコトになるのです。

 

決して予定どおりに進まないスケジュール、次々に巻き起こる想定外の事態

相談者と会う約束が突然キャンセルに~障害特性によって理由はさまざま

障害福祉サービスを利用したい(またはすでに利用している)相談者と利用契約を結び、介護保険でいうところのケアプラン「サービス等利用計画」を作成したりモニタリングを行ったりする上で、相談者の都合に大きく左右されるコトになります。

「相談者の都合に大きく左右」と仰々しく綴ったのは理由があります。僕ら障害者ケアマネの仕事は相談者と直接お会いして話を聞いたり説明をしたりする機会が多いのですが、そのためには会う約束を取りつけなければなりません。もちろん、先方の都合を最優先に。

ところが、本人の都合や事情によって、そのアポイントメントが突然キャンセルになるコトが実に多いのが障害者ケアマネの仕事なのです。それらをあらかじめ想定した上でタイムスケジュールを組まなければ、障害者ケアマネの仕事は成立しません。

僕が実際に体験した事例をいくつかご紹介しますが、最も多い想定外の事態は、不眠や昼夜逆転に悩む精神障害者との約束が突然キャンセルになるケースです。

こちらとしてもそれを見越した上で本人の承諾のもとで約束を取りつけるワケでありますが、いざ当日、訪問してチャイムを鳴らしても反応がない。家族と同居している相談者の場合はともかく、単身世帯の場合は睡眠中なのか不在なのか判別しがたいものがあります。

そこで次に携帯電話で呼び出してみるのですが、やはり応答はありません。この時点で、不在ではなく睡眠中である公算が高いと推測できます。

ここまで行動を起こしてもなお本人と会えなければ、その日の面談はキャンセルされたものと思い、いったん諦めて事務所へ戻り、再訪問の日程調整を行うしかありません。

収益を上げるためにも可能な限りで計画相談支援の実施件数を計上するワケですから、キャンセルされたコトによる時間的な損失はちょっとした痛手となります。軽く1時間はムダにするワケです。そして、自宅と事務所を往復したガソリン代も。

僕に対して悪意を持って故意にキャンセルしたワケではないコトは重々承知していますし、場合によっては「どうしても気分が上がらないので今日は会えない」というケースもあります。一喜一憂しては務まらないと割り切り、次の仕事に取りかかるしかありません。

もう1つありがちな想定外の事態は、本人が約束を忘れて出かけていたコトによるキャンセルです。知的障害や発達障害がある相談者にしばしば見られがちなケースであります。

これらのケースも悪気あってのコトではなく、短期記憶が持たずに忘れてしまうとか、今この瞬間やらねばならない(と本人が判断した)コトを優先せずにはいられず、僕との約束がすっかり意識から飛んでしまうといった理由で起こります。

また、突然の変化に対応するのが非常に苦手であるという障害特性もあります。それらを勘案し、他の支援者に何度も念押しして約束を履行してもらうとか、出かける前に必ず電話をして在宅しているコトを確認してから出かけるなどの合理的配慮が必要になります。

いずれのケースも僕への事前連絡が一切なく起こるという、いわゆる「ドタキャン」であります。相談者の障害特性や性格面を考慮し、個別にドタキャン対策を講じなければ多忙なスケジュールがさらに押してしまうコトになるのです。

想定外の事態を巻き起こすのは相談者ばかりでない~支援者もまた同じ

新規あるいは更新や変更によってサービス等利用計画を作成する際は、サービス等利用計画に本人から直筆で記名をもらって市町村に提出する以外に、障害者総合支援法で規定されたサービス担当者会議を開催しなければなりません。

モニタリングの場合は支援者に電話でヒアリングするだけで成立しますが、サービス担当者会議は支援者に連絡し、集まってもらわねばなりません。ところが、複数の障害福祉サービスを利用している相談者の場合、ケアマネ泣かせの重労働になります。

サービス担当者会議が利用開始月に間に合わなければ障害福祉サービスの利用ができないコトになります。そのため、僕の場合は新規計画>更新計画>モニタリングの順でタイムスケジュールを組むのですが、支援者の事情や都合ですぐに決められないコトがあります。

障害福祉サービス提供事業所の皆さんも計画相談支援なしにサービス提供ができないコトを熟知していますので、最大限、僕らに協力的に取り計らってくれるのですが、不可抗力的な不測の事態で会議の日程がギリギリまで組めないコトがありました。

最近、実際にあった不測の事態ですが、その月の中旬に予定していたサービス担当者会議が延期になったのです。その理由は障害福祉サービス提供事業所の担当スタッフの身内に不幸があり、喪が明けるまで出勤できないというものでした。

身内の不幸は誰でも起こりうる想定外の事態であり、他の参加者がそろって事情を斟酌してくれたところまでは良かったのですが、そのスタッフが復帰するまでは日程調整ができません。事業所に確認しても「出てくるまでは何とも…」とのコト。

結局、タイムリミットとなる月末にどうにかサービス担当者会議を開催。相談者に会議に参加してもらうコトによって即日で本計画にサインをもらい、定刻ギリギリで障害福祉課へ写しを提出できました。まったく、久々のスリリングなひとときでありました。

以上の他に、参加予定だったスタッフが風邪やインフルエンザに罹患してしまい、急遽会議を延期したコトがありましたし、どうしても日程調整がつかなかった際には「本人の支援に関わっているスタッフのどなたかに…」と代役に出席ねがったコトもありました。

 

障害者ケアマネのタイムスケジュール管理、その極意は「兵は拙速を尊ぶ」にあり

相談者が心身いずれかで不調に見舞われたり、支援者に不可抗力的な事象が起こったり、想定外の事態に見舞われるコトによって、当初はゆとりをもって計画的にタイムスケジュールを消化できるハズだったと思いつつ、リカバリーに追われるコトはよくある話。

では、どうしたら不測の事態に対応し得るのかといえば、孫氏の兵法にいうところの「兵は拙速を尊ぶ」を愚直に履行するコトしかありません。つまり、多少は精度が落ちようが意に介さず確実に仕事をこなすという基本姿勢です。

利用予定している障害福祉サービスの種類を勘違いして申請してしまったとか、サービス支給量を30時間/月で必要としているところを3時間/月で提出してしまったなどの致命的なミスさえなければ、多少のミスのリカバリーはどうにでもなります。

フォントの体裁や実線の太さにこだわるといったムダな時間を一切排除し、100%可能な完成度を敢えて60%台まで落として時間短縮を図り、予定よりも1日も早く仕上げては提出するという繰り返しをした方が間違いありません。

今回はサービス等利用計画の作成に関連する業務で起こった不測の事態をご紹介しましたが、実はモニタリングにおいても不測の事態は何度も起こっています。

モニタリングを実施するためには、必ず相談者の自宅を訪問し、本人に直接ヒアリングしなければならないという規定があります。電話やメールではモニタリング実施と見なされないのです。

というワケで僕ら障害者ケアマネは事前に日程調整をした上で相談者の自宅へ赴くのですが、今年の冬は「インフルエンザになって、誰にも会っちゃダメだっていわれたから…」と訪問を断られるケースが多くありました。

これには僕にも反省すべき点があります。新規相談を優先するあまり、一部相談者のモニタリングを月末に遅延してしまったのです。少なくとも月の中旬あたりに日程調整をしておけば無事に訪問できたかも知れません。

このような痛い教訓がありましたので、たとえ最も優先順位を低く見積もっているモニタリングであっても、現在は月末ギリギリに日程調整をするコトはなくなりました。

また、支援者から「来週から入院するコトになったと聞いたんで…」との情報提供を受け、すぐに本人に電話。「明日、よろしければモニタリング訪問させていただきたいんですが」と急遽予定を繰り上げ、無事にモニタリング訪問ができたケースもありました。

まったくもって、人生というものは、一寸先は闇であります。したがって、「不測の事態は絶対に起こるもの」と自分の中で定義づけをして、多少完成度が劣ろうが、当初予定日よりも早め早めにスケジュールを消化していく。

自らに課した業務ノルマを確実に消化するには、こうした基本姿勢を貫くしかありません。