独り職場におけるセルフマネジメント、その在り方について

独り職場におけるセルフマネジメント、その在り方について

僕は当ブログで独りケアマネを自称しつつ、もうひとつの肩書きは半独立型社会福祉士を自認しているくらいですから、信頼できるパートナーのバックアップのもと日々の仕事をこなしています。

しかしながら、実質的な計画相談支援の業務そのものは単独で切り盛りしている状況にあります。つまり、計画相談支援にまつわるスケジュール管理、日常的な相談者や関係機関との連絡、さては翌月のレセプト請求に至るまで、僕が対応しなければならないというコトでもあります。

そういう意味では、フリーランスで生計を立てる各分野のスペシャリスト(わがマチで知り合った異業種交流会の知人たちとのひとときは僕にとって無上の喜びであります)と条件は同じです。

ところで、障害者ケアマネに限らず、ケアマネジャーたるもの、まずは自らのマネジメント能力が問われるものであります。

そこで今回は、独り職場でも極力ミスをせずに完成度の高い仕事を行うために、障害者ケアマネの仕事のご紹介と併せて、日々の業務で実践しているセルフマネジメントの方法について綴りたいと思います。

 

書類作成の最終チェックは明日の自分にやらせる~書類作成編

ヒトの視覚は意外とアテにならないものであります。というのも、ヒトは「目で見る」のではなく「脳で視る」、つまり網膜に映った視覚情報を脳内処理して知覚する関係上、思い込みや先入観による誤認識を起こすからです。

最初の職場でよくあるミスだったのですが、法人役員会の議案や福祉団体の総会資料の事業報告や収支決算の備考欄で前年度の記載をそのまま転写して気づかず印刷してしまうコトがありました。

また、現在でミスがあります。よくやるのが平成〇年〇月〇日(〇)のカッコ内の曜日のミスです。他に多いのが相談者の郵便番号や住所、生年月日といった基本情報での記載ミスです。計画案など、担当者の役職名や電話番号が間違っているコトもしばしば。

いうまでもありませんが、当然のように印刷前には何度もチェックしますし、印刷後も同様に読み返して記載ミスを探します。ところが、その時点で気づかないまま、当日になって自分で気づくか渡された側に指摘を受けるという失態を犯すコトに。

こうしたミスを回避するために最も手軽で有効な方法は、職場の誰かに添削してもらうコトです。

フシギなコトに、自分で作成した資料の記載ミスを探すのは困難な一方、他人のミスは即座に判る。他人の書類に対しては「どこも間違っていない」といった脳内の誤認識が起こらないからでしょう。「第三者の目」に徹するコトができ、曇りなき目で客観的に読めるのです。

ところが、独り職場では誰かに読んでもらうコトはできません。では、他に有効な手段はあるかという話になりますが、試行錯誤の末に編み出したのが「明日の自分に添削させる」方法です。

多忙さに追われて当日ギリギリで作成した書類というのは決まって、信じられないほどミスが連発されているものであります。ならば、焦らずに作成した際にミスがないかといえばそうでもない。

なぜなら、いったん「これでもうミスはない!」と思い込んでしまうと、その日のうちは何度読み返してもミスに気づくコトができないのであります。

そのため、例えばサービス等利用計画案が完成したら、その日は1部だけ印刷して机の引き出しに閉まっておくのです。そして翌日か翌々日に取り出し、じっくり読み返す。こうするコトによって、作成日に気づかなかった記載ミスを発見するコトができるのです。

最終チェックを明日の自分にやらせるという方法は有効です。ぜひともオススメします。

 

業務予定に関する記録は多元化しておく~スケジュール管理編

独り職場になってから、僕自身のスケジュール管理を明確化しておくコトがより重要になりました。毎朝の日課として、法人スタッフにその日の予定をLINEで送信し、外勤で事務所を開けたり、直帰したりする場合はその旨を確実に伝えています。

相談者の個人情報を守るため、法人スタッフであっても個人名をLINEに載せたりはしませんが、例えば「午前は9:30から訪問1件、午後は13:30から〇〇事業所で会議に…」など、外勤する目的や行き先については詳細を報告しています。

ここまでは組織の一員としての最低限の務めでありますが、僕自身が自分のスケジュールをつねに正確に把握するために行っているのが、業務予定に関する記録を手帳以外にも記載しておくコトであります。

特に、相談者宅へ訪問する予定は裏紙を切ったメモに記載し、ホワイトボードに磁石で貼りつけています。直接ホワイトボードに書くと、事務所に来客があった際に都合が悪いからです。メモなら、すぐに取り外して片づけておけますので。

前職では全スタッフが外勤先で予定が閲覧できるよう、グーグル社のカレンダーアプリを活用していましたし、予定欄を色分けできるなど非常に使い勝手が良かったのですが、震災によって通信が遮断されるなどのトラブルを回避するため、今はもっぱら紙媒体のみです。

話を元に戻しますが、相談者宅への訪問に関する予定のみ別途メモを書いておく理由は、その後の予定がつねに流動的であり、そのたびにスケジュール管理がタイトになるからです。当然、手帳に書いた予定も修正しなければならない。

そのため、僕のやり方としては、新規で計画を作成する相談者、更新あるいは変更作成する相談者、モニタリング実施予定の相談者、3つのカテゴリに分けて氏名を書き出し、現時点における予定を書き込んでいくのです。変更ありきで余白を空けながら。

こうするコトによって、リアルタイムで相談者宅への訪問予定が可視化(いわゆる「見える化」)ができます。その予定のとおり遂行できればそれでOK。あるいは前回のブログで紹介したように、相談者の都合や事情で日程変更があれば即、手帳とメモを修正していく。

手帳にはありとあらゆる予定が書き込まれていきます。業務だけでなく、プライベートの予定も。そのため、すべての情報を記録しておけるメリットがある一方、個別の予定を瞬時にポンポイントで見つけづらいデメリットもあります。

つまり、手帳だけにスケジュール管理を一元化している場合、仮に「〇〇さんの訪問予定が〇日の〇時からに変更」となった際、「そもそも〇〇さんの変更予定前はいつだっけ?」と手帳で迷子になるのです。

ところが、以上にご紹介した方法であれば、ホワイトボードに貼りつけたメモを見れば一目瞭然。瞬時に識別でき、手帳のページ上で迷子になるタイムロスを回避できるのです。

もうひとつ、障害者ケアマネに限らず、ケアマネジャー全員にとって、こうしたメモを書いておく大きなメリットがあります。レセプト請求時における機械入力の際に受けられる恩恵であります。

国民健康保険団体連合会、通称「国保連」へインターネット請求するには、請求情報に実施月日を入力しなければなりません。その際、個人の台帳をいちいち取り出して計画作成日やモニタリング実施日を確認しなくて済むからです。

誰の家にいつモニタリングに行ったとか、本計画を作成したのがいつだったかなど、とても覚えてなどいられません。その点、このメモさえあれば煩わしい確認は一切不要であります。

 

報酬請求を行うのは表計算ソフトで検算してから~レセプト請求編

僕が最初の職場で業務委託を受けていた訪問介護(ホームヘルプサービス)のレセプト請求を担当していた頃、介護保険係の先輩職員に表計算ソフト「エクセル」で検算する様式を作成してもらい、それを活用していました。

まずはエクセル様式に入力して請求額を計算し、次に請求ソフトに入力した数値と合致するか確認し、計算ミスがなければ国保連へ電送するというやり方でした。

そのマチは人口4,000に満たない過疎地であり、介護保険法に規定された「へき地加算」対象地に該当していたので、介護報酬1件あたり15%が加算されました。

収入が増えるのはありがたい話ですが、請求する側にとっては計算がややこしくなります。少数が発生し、四捨五入の計算をしなければならなくなるのです。

そこはパソコンに強い先輩職員が工夫してくれまして、小数点の切り上げや切り捨て、四捨五入を計算できる「ROUND関数」を駆使した様式をもらったおかげで、僕が在職していた間、一度の請求ミスもなく業務を全うするコトができました。

その後、業務上どうしても必要だったので、例えば誕生日から指定年月日現在で何歳になるか計算できる関数の使い方など、エクセル関数はずいぶん独学で研究しました。

その経験を活かし、法改正によって各種加算が手厚くなったコトによって請求計算が複雑になった計画相談支援給付費の請求に対応すべく、エクセル様式を独自に作成して活用しています。

エクセルを活用した独自様式のメリットは「とにかく安い」というコトであります。WINDOWS派であれば絶対に搭載されている表計算ソフト、エクセルを駆使して自作すればタダで済む。有料ソフトはお金がかかりますし、フリーソフトはカスタマイズの保証がありません。

また、エクセルやワードは次世代バージョンになっても使い回しが利きます。いちど様式さえ作成してしまえば、法改正で請求様式が変更されない限り、いつまでも使えるというコトです。コレを利用しない手はありません。

*   *   *

以上、今回は独り職場におけるセルフマネジメントの方法についてご紹介しました。最後に今回のブログに関連する記事につきまして、下記のとおり内部リンクを貼っておきます。併せてご一読をいただければ幸いです。

〔併せて読んでいただきたい関連記事〕

予定したタイムスケジュールを確実に消化するために→コチラ

会議の成否を大きく左右する事前準備~当日までに何をしておくべきか→コチラ

「外勤で生じる空き時間」をいかに有効活用するか→コチラ